INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Termin i miejsce szkolenia:  14 czerwca 2019 r. w godz. od 9:00 do 14:00,|
siedziba Fundacji – Knurów, ul. Dworcowa 38 a

Celem szkolenia jest  przekazanie praktycznych zasad posługiwania się instrukcją kancelaryjną, wykazem akt i instrukcją archiwalną oraz omówienie praw i obowiązków twórców dokumentacji. Uczestnicy nabędą umiejętność samodzielnego prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt, wypełniania obowiązujących w jednostce formularzy i środków ewidencyjnych oraz zgodnego z przepisami gromadzenia, archiwizowania, porządkowania i niszczenia dokumentów.

Szkolenie adresowane jest do: przedstawicieli państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, stosujących bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt; przyszłych lub obecnych pracowników archiwów zakładowych, referentów spraw (pracowników merytorycznych), koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz pracowników sekretariatów, przedstawicieli jednostek niepaństwowych, stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni, firm prywatnych, wszystkich osób zainteresowanych tematyką szkolenia.

Termin nadsyłania zgłoszeń do:
27 maja 2019 r
.          300,00  zł netto
7 czerwca
  2019 r.   310,00  zł netto
12 czerwca 2019 r.    320,00  zł netto

 Cena zawiera: materiały szkoleniowe, zaświadczenia, serwis kawowy, catering.
Szkolenie poprowadzi prawnik, absolwentka aplikacji administracyjnej, na co dzień obsługuje powiatowe placówki  oświaty, specjalista w zakresie zasad tworzenia, obiegu i archiwizacji dokumentacji w jednostkach oświaty, ODO, RODO, udostępniania informacji publicznej postępowań administracyjnych i egzekucji administracyjnej. Ma ponad 20 -letnią praktykę w zakresie prowadzenia szkoleń dla administracji publicznej. W tym czasie wykładała również na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu, Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu, Wyższej Szkole Biznesu w Gorzowie Wielkopolskim Szkole Administracji Samorządowej w Krakowie. Przeszkoliła około 6000 słuchaczy, którzy byli pracownikami ministerstw, NIK, UOKIK, administracji rządowej, samorządowej i ich jednostek organizacyjnych. Autorka licznych opracowań książkowych dedykowanych administracji (Egzekucja opłaty śmieciowej, Upomnienie w egzekucji administracyjnej, Ochrona danych osobowych w działalności eventowej)  oraz artykułów w prasie samorządowej i specjalistycznej (Casus podatkowy, Dla Sekretarza.pl).

PROGRAM:

  1. Wprowadzenie
  • Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją i archiwizacji (przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – stan na 1.01.2019 r.)
  • Instrukcja kancelaryjna – kogo obowiązuje?
  • Najważniejsze pojęcia i definicje
  • Kategoria archiwalna akt A i B – różnice w postępowaniu
  1. Jednolity rzeczowy wykaz akt
  • Do czego służy jrwa?
  • Budowa jrwa
  • Jak poprawnie obliczyć czas przechowywania akt?
  • Uzupełnianie jrwa o nowe zadania podmiotu
  1. System kancelaryjny
  • Na czym polega system kancelaryjny bezdziennikowy?
  • System tradycyjny a system EZD, wyjątki od systemu podstawowego
  • Schemat przyjmowania i obiegu dokumentów
  • Dokumentacja tworząca akta spraw i dokumentacja nietworząca akt spraw
  • Rejestracja spraw i spis spraw, tworzenie znaku sprawy
  • Teczki, podteczki, teczki zbiorcze i ich znaki
  • Sprawy w komórkach merytorycznych i pozostałych
  • Tworzenie pism, załatwianie spraw
  1. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
  • Czym jest EZD?
  • Przesyłki papierowe w EZD – rejestracja, odwzorowania cyfrowe, oddawanie do składu chronologicznego
  • Przesyłki elektroniczne – postępowanie z przesyłkami ePUAP wpływającymi ne Elektroniczną Skrzynkę Podawczą podmiotu (ESP), mailami, informatycznymi nośnikami danych (płyty CD, DVD, pendrive itp.)
  • Obieg dokumentów w EZD – dekretacja, rejestracja spraw, korespondencja wewnętrzna, współdziałanie komórek
  • Prowadzenie spraw elektronicznych w EZD – tworzenie pism elektronicznych, akceptacje i podpisy elektroniczne zgodne z rozporządzeniem eIDAS, prawidłowe uzupełnianie metadanych, wysyłka korespondencji i załatwianie spraw
  • Ochrona danych osobowych w EZD
  1. System tradycyjny
  • Przyjmowanie i rejestracja przesyłek
  • Obieg dokumentów w systemie tradycyjnym – dekretacja pism papierowych, rejestracja spraw, korespondencja wewnętrzna, wykorzystanie narzędzi informatycznych do wspomagania obiegu pism papierowych
  • Prowadzenie akt spraw tradycyjnych – gromadzenie dokumentacji papierowej w teczkach aktowych, znakowanie dokumentacji, tworzenie, akceptacja i podpisywanie pism, dokumentowanie wysyłki i załatwienia
  • Dokumenty elektroniczne w systemie tradycyjnym – przyjmowanie i rejestracja maili, przesyłek ePUAP i nośników informatycznych, rola wydruków, tworzenie i wysyłka dokumentów elektronicznych, przechowywanie nośników informatycznych w systemie tradycyjnym
  1. Archiwizacja dokumentacji
  • Co reguluje instrukcja archiwalna?
  • Zadania i organizacja archiwum zakładowego
  • Lokal archiwum zakładowego i wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji papierowej i nośników informatycznych
  • Archiwizacja dokumentacji tradycyjnej (papierowej) – praktyczne zasady archiwizowania akt kategorii A i B, porządkowania zawartości teczek, prawidłowego opisywania teczek i tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych, wzory spisów
  • Archiwizacja elektronicznych akt spraw w systemie EZD – porządkowanie zawartości spraw elektronicznych, uzupełnianie metadanych, przekazywanie uprawnień
  • Archiwizacja składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych – zasady, wzory dokumentów
  • Udostępnianie akt z zasobu archiwum zakładowego
  • Przekazywanie akt kat A do archiwum państwowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – wg aktualnych zasad (po zmianie przepisów w 2015 r.)
  1. Postępowanie z dokumentacją a zmiany przepisów i technologii
  • Instrukcja kancelaryjna a Records Management
  • Systemy dziedzinowe i elektronizacja dokumentacji i usług – elektroniczne zamówienia publiczne, elektroniczne zwolnienia lekarskie, elektronizacja akt osobowych (po zmianach przepisów w 2018 r.)
  • RODO – nowe obowiązki podmiotu w zakresie ochrony danych osobowych w systemie tradycyjnym i systemie EZD
  • System EZD w podmiocie a projektowanie ogólnopolskich systemów EZD RP i ADE
  • Kontrola archiwum państwowego wg aktualnych zasad (od 2015 r.)
  • Udostępnianie dokumentów elektronicznych
  • Możliwość brakowania składów chronologicznych – projektowane zmiany w przepisach
  • Archiwa a dostęp do informacji publicznej.

    formularz zgłoszeniowy +oferta